התחום של תמלול פגישות לייב הולך וצובר תאוצה, Otter.ai ו-Descript הן שתיים מהגדולות בתחום שנראה דיי מתפוצץ מאז שהרבה מאוד מהפגישות עברו לזום, טימס, גוגל מיט וכדומה. אבל אני חושב הפרסום הזה על ההתרחבות של Otter.ai הוא הזדמנות מעולה להציף את הבעיה האמיתית, הבעיה היא לא איך ומי מתמלל יותר טוב את הפגישות, אלא:
למה צריך כל כך הרבה פגישות?
למה פגישות צריכות להיות כל כך ארוכות?
למה צריך כל כך הרבה נוכחים בפגישה?
מאיפה המנהג הנוראי הזה של פגישות קבועות ביומן?
זו הזדמנות מעולה לחלוק את האני מאמין שלי בנוגע לפגישות:
1. פגישות צריכות להיות גג 30 דק׳, אם כל הצדדים לפגישה מתכוננים כמו שצריך ובאים אפויים, אין סיבה בעולם שהן תהיינה ארוכות יותר
2. לזמן כמה שפחות אנשים לפגישה, אם יש ספק – אין ספק (אם יש מוזמנ/ת שאתם מתבלטים אם צריך לזמן, אל תזמנו)
3. לשתף את הנוכחים באג׳נדה של הפגישה (רצוי מראש) ולוודא שכולם קוראים אותה ונערכים (מבחינת שאלות, התייחסות וכו׳)
4. לשמור על הפגישה מפוקסת ולא לתת לאנשים להתפזר לנושאים לא קשורים ו/או תיאורטיים
5. לוודא שאין מישהו נוכחים שלא השתתפו (לפחות חלקית) בצורה אקטיבית בפגישה
6. להשאיר לפחות 2-3 דק׳ בתום הפגישה לטובת סיכום ואקשן אייטמס
7. להקפיד על הפצת סיכום פגישה במייל (וואטסאפ או במאנדיי או slack או כל מערכת תקשורת אחרת שבה אתם משתמשים) בסמוך יחסית לסיום הפגישה (עד מס׳ שעות לאחר הפגישה), חשוב להקפיד לכתב את כלל הגורמים המעורבים / מושפעים מהפגישה – גם אם הם לא נכחו בה (חשוב מאוד לשלב שם גם לוחות זמנים וחלוקת אחריות בנוגע למשימות הנגזרות)
8. לעודד עובדים, ספקים, שותפים עסקיים לתת פידבקים תמידיים על הפגישות שאתם מנהלים ולתת לכם נקודות לשימור, לשיפור וכו׳ וכמובן לתחקר את אותם פידבקים ולהסיק מהם מסקנות בצורה רציפה
*אני מחריג מהכללים האלו שני סוגים של פגישות, פגישות אחד על אחד אישיות, במקרה כזה כמובן שרצוי לפנות יותר זמן ולזרום עם הפגישה, לא משנה אם זה עם עובדים, קולגות, שותפים עסקיים או ספקים, אם זו פגישה של ״אחד על אחד״ שהיא לא סביב נושא ספציפי, אז רצוי כן לשחרר את הכללים ולתת לכימיה הבינאישית לעשות את הקסם שלה. הסוג השני של פגישות שלא מתאימות לכללים הללו הן פגישות בריינסטורמינג, גם שם אפשר ורצוי להיות משוחררים יותר, הדבר היחידי שאני כן ממליץ עליו בנוגע לבריינסטורמינג הוא לשתף את הנוכחים מראש בנושאים שעליהם הולכים לדסקס על מנת שיבואו מראש עם רעיונות וכיוונים (הרבה מאוד א.נשים לא מצליחים ״לשלוף״ רעיונות / תובנות במהירות תוך כדי פגישה אבל כן יכולים.ות להביא ערך אם יערכו מראש ויחשבו על זה קצת יותר)
