סוף סוף מישהו אומר את זה בקול רם! ״פגישות זום״ זו שיטה מאוד לא יעילה לעבודה משותפת.
כבר שנים אני טוען ש״פגישות״ ו״דיונים״ הם תהליך לא יעיל שמכלה את זמנם של רוב הנוכחים באותה ״פגישה״ או ״דיון״, בפרט כאשר אותם דיונים או פגישות נקבעים למשך זמן ממושך מאוד (פגישה טובה צריכה להיערך 15-30 דק׳), עם מספר רב של נוכחים (חלקם לגמרי מיותר לצורך הפגישה) ובלי אג׳נדה ברורה.
אז מה עשו ״גאוני הזום״? לקחו את כל הרעה החולה הזו והוסיפו עליה גם כמה דק׳ טובות עד שכולם עולים לשיחה + תקלות טכניות (וידאו לא עובד, סאונד לא סבבה) + ביטלו את היכולות לקדם דברים אחרים בתוך הפגישה (כאשר היא הופכת להיות לא אפקטיבית או לא רלוונטית אליך) כי המצלמה בתוך הפנים שלך.
אז איך בכל זאת אפשר לקיים פגישות / דיונים בצורה אפקטיבית? (בין אם הם בזום ובין אם פנים אל פנים), שמח לשתף אתכם בשמונה עקרונות שגיבשתי לעצמי לאורך השנים (ואני מקפיד עליהם מאוד אצלי בעסק ועם לקוחות): להעדיף פגישות של – 15-30 דק׳ לכל היותר.
לזמן כמה שפחות אנשים לפגישה, אם יש ספק – אין ספק (אם יש מוזמנ/ת שאתם מתבלטים אם צריך לזמן, אל תזמנו) לשתף את הנוכחים באג׳נדה של הפגישה (רצוי מראש) ולוודא שכולם קוראים אותה ונערכים (מבחינת שאלות, התייחסות וכו׳) לשמור על הפגישה מפוקסת ולא לתת לאנשים להתפזר לנושאים לא קשורים ו/או תיאורטיים לוודא שאין מישהו נוכחים שלא השתתפו (לפחות חלקית) בצורה אקטיבית בפגישה להשאיר לפחות 2-3 דק׳ בתום הפגישה לטובת סיכום ואקשן אייטמס להקפיד על הפצת סיכום פגישה במייל (וואטסאפ או במאנדיי או slack או כל מערכת תקשורת אחרת שבה אתם משתמשים) בסמוך יחסית לסיום הפגישה (עד מס׳ שעות לאחר הפגישה), חשוב להקפיד לכתב את כלל הגורמים המעורבים / מושפעים מהפגישה – גם אם הם לא נכחו בה (חשוב מאוד לשלב שם גם לוחות זמנים וחלוקת אחריות בנוגע למשימות הנגזרות) לעודד עובדים, ספקים, שותפים עסקיים לתת פידבקים תמידיים על הפגישות שאתם מנהלים ולתת לכם נקודות לשימור, לשיפור וכו׳ וכמובן לתחקר את אותם פידבקים ולהסיק מהם מסקנות בצורה רציפה.
משתף אתכם ב-8 העקרונות שלי לניהול יעיל של פגישות (גם בזום)
